Rátaláltál a megfelelő munkavállalóra? Szuper, azonban a munka még korántsem tekinthető befejezettnek! HR-szakemberként bizonyára Te is tudod, hogy a felvételi folyamatnak van még egy fontos eleme: az onboarding.
Nagy jelentőséggel bíró folyamat, ugyanis nemcsak az újdonsült munkavállaló sikeres beilleszkedését segíti elő, de központi szerepet játszik a produktív munkavégzés előmozdításában, valamint a munkavállaló hosszú távú elkötelezésében is.
Mire kell tehát figyelni az onboarding során? Milyen lépésekből áll ideális esetben egy ilyen folyamat? Hogyan növelheted sikeresen az elköteleződés esélyét már a kezdeti időszakban? És végül hogyan szerezhetsz jó élményeket az újoncoknak, ha jelenleg home office-ban dolgozik a teljes csapat? Mutatjuk.
Mi az onboarding folyamat célja?
Tudtad, hogy az alkalmazottak 69%-a nagyobb valószínűséggel marad három évig egy vállalatnál, ha jó onboarding élményben részesül? Sőt: az új kollégák akár 50%-kal is produktívabbak lehetnek, ha az adott vállalat hatékony onboarding folyamattal rendelkezik.
Nem kérdés, hogy a sikeres onboarding fontos építőköve a munkavállalói elköteleződésnek. Az onboarding jelentése azonban sokkal több, mint az első munkanapon történő gyors bemutatás vagy néhány tréningvideó átpörgetése.
Sokkal inkább egy olyan folyamatot takar, melynek célja, hogy az új munkatársak hatékonyan integrálódhassanak a szervezetbe. Segítségével zökkenőmentesen be tudnak kapcsolódni a munkafolyamatokba, illetve könnyedén kapcsolatot teremthetnek az újdonsült kollégáikkal. Továbbá megismerhetik a velük szemben támasztott elvárásokat, a pontos feladataikat, illetve az adott cég működését, kultúráját és céljait.
Az onboarding célja tehát, hogy az új dolgozók gyorsan megtalálják a helyüket, jó munkaviszonyba kerüljenek kollégáikkal, valamint hosszú távon a csapat motivált, elkötelezett és produktív tagjaivá váljanak.
Onboarding lépésről lépésre
Sokan úgy gondolják, hogy az onboarding egy nehány napot, esetleg hetet felölelő folyamat – tévesen. Valódi sikereket csak egy minden részletre kiterjedő, szisztematikusan felépített, hosszú távú onboarding folyamattal lehet elérni.
Következésképp érdemes 8-12 hónapban gondolkodni – ha ennél rövidebb időt adsz a beilleszkedésre, az új munkavállaló könnyen nyomás alatt érezheti magát, Te pedig magas fluktuációval nézhetsz szembe.
Nézzük is, milyen lépésekből áll a sikeres onboarding:
Kiválasztáskor figyelj az értékrendszerre
Már a kiválasztás során lényeges szempont, hogy olyan személyt vegyen fel a vállalat, aki illeszkedik a szervezeti kultúrába. Így nagyobb az esélye annak, hogy az új kolléga hamar elfogadja a szervezeti szokásokat és normákat.
Informáld az új kollégát
Ossz meg minden fontos információt az újdonsült kollégával! Készíts neki az első napokra egy könnyen átlátható csekklistát az összes elvégzendő tevékenységről és feladatról.
Mutasd be a csapatot
Ahhoz, hogy az új munkavállaló ne csak szakmai, hanem szociális értelemben is akklimatizálódni tudjon a számára új helyzethez, fontos, hogy a „régi” dolgozók és az újak minél több közös feladatot kapjanak már az első napokban.
Ismerje meg az új kolléga a gyakorlatban is a vállalatot
Miután az új munkavállaló megszerezte a szükséges elméleti tudást, ideje a gyakorlatban is jobban megismerkednie a szervezet működésével. Ebben egy mentor nagy segítség lehet az első hónapokban.
Tereld az önállóság felé az új kollégát
Az onboarding folyamat végét jelzi, ha a munkavállaló képes önállóan is elvégezni a feladatait, jól ismeri a vállalati kultúrát és sikeresen integrálódott a csapatba. Innentől az elkötelezettség növelése, illetve fenntartása a cél.
Sikeres onboarding rendszer – Gyakorlati tippek
Az onboarding eszközei rendkívül sokszínűek lehetnek. Nézzük a leghatékonyabb technikákat.
1. Az onboarding kezdődjön már az első munkanap előtt
Az ajánlat elfogadása és az első munkanap között nem hall a vállalat felől a munkavállaló? Ezzel bizony semmiképpen sem teszel rá jó benyomást.
Kulcsfontosságú, hogy már a kezdés előtt érezze a leendő kolléga: gondolsz rá és megadsz neki minden segítséget, hogy magabiztosan vághasson neki az első napnak.
HR-esként az első munkanapot megelőző héten küldhetsz neki például egy barátságos, üdvözlő jellegű e-mailt, melyben megtalálhatóak a legfontosabb információk a kezdéssel kapcsolatban. Ideális megoldás lehet egy közvetlen hangvételű telefonhívás is az új felettestől: itt szó eshet az első feladatokról, a kezdés pontos időpontjáról, illetve arról is, hol talál parkolóhelyet a kolléga a közelben vagy mi a dress code az adott munkahelyen.
Tipp távoli munkavégzéshez
Home office-ban értékes forrás lehet az új munkavállaló számára az olyan online portál, amely minden fontos információt tartalmaz a vállalattal és annak működésével kapcsolatban.
2. Ne a papírmunkáról szóljon az első nap!
Az újonnan felvett munkavállalók közel 89%-a már az első napon meg szeretne ismerkedni a közvetlen főnökével – vajon mit gondolhat az új kolléga a vállalatról, ha ehelyett egész nap csak papírmunkával kell bajlódnia?
Ahhoz, hogy a “Hogy telt az első munkanapod?” kérdésre érdemben is válaszolhasson, fontos, hogy a kitöltendő papírokat már jóval a kezdés előtt elküldd neki. Így az első napon marad idő izgalmas elfoglaltságokra is.
Időben készítsd elő az új kolléga asztalát is: legyen kéznél minden szükséges eszköz és információ a munkájához, és fogadja őt egy kedves csomag új kollégái üdvözlőüzeneteiből. Az első munkanapra pedig szervezz közös ebédet a csapat számára!
Tipp távoli munkavégzéshez
A home office-ban zajló onboarding részeként vezess be olyan eszközt, amellyel az új munkavállaló online is alá tudja írni a megfelelő papírokat. Továbbá küldj neki egy üdvözlőcsomagot (kávés bögre, jegyzetfüzet, határidőnapló, stb.) az első munkanap előtt, majd szervezz egy közös online ebédet a teljes csapat számára!
3. Készítsd fel a csapatok az új kolléga érkezésére
Új munkatársként igencsak zavarba ejtő lehet, ha az első munkanapunkon senki sem tudja, kik vagyunk és mi a szerepünk. Ezért még az új munkavállaló érkezését megelőző héten írj egy kör-e-mailt a szervezeten belül, melyben bemutatod az új kollégát, valamint röviden leírod a szerepét is.
Állíts továbbá egy mentort az újonc mellé! Az ő feladata lesz, hogy az onboarding folyamat során társként segítse az új kollégát mindenben a munkatársak bemutatásától egészen a szokásokba való beavatásig. Fontos, hogy olyan csapattagot válassz, aki szívesen segít és nem csak kényszerként éli meg a feladatot.
Tipp távoli munkavégzéshez
Szervezz az első héten több, rövidebb online meetinget a teljes csapattal, hogy az új munkavállaló arcot is társíthasson az eddig csupán nevek útján ismert kollégákhoz.
4. Szervezz one-on-one meetingeket a vezetőkkel és a csapattagokkal
A vezetővel folytatott one-on-one meetingek nemcsak a jó kapcsolat kialakításában segítenek, de lehetőséget teremtenek a célok átbeszélésére is az onboarding során.
Szó eshet például arról, hogy a vezető mit vár el az új munkavállalótól az első, harmadik, illetve hatodik hónap végére. Sőt, akár már a következő évre is körvonalazhatóak célkitűzések.
Ezzel egy időben fontos, hogy az új kolléga karriertervéről is szó essen! A jelenleg jelentős réteget lefedő Y generációhoz tartozó munkavállalók 87%-a ugyanis a váltás megfontolásakor döntő tényezőként tekint a szakmai fejlődés lehetőségére.
Tipp távoli munkavégzéshez
A fentiek átbeszélésén kívül gondoskodj arról, hogy az újdonsült kolléga a “veterán” csapattagokkal is szót válthasson online formában. Ezzel segítheted őt, hogy jobban átlássa a munkafolyamatokat és kristálytiszta képet kapjon saját szerepéről is a vállalatban.
5. Kommunikálj rendszeresen az új kollégával az onboarding alatt
A sikeres onboarding rendszer alapja, hogy nem hagyod magára az új munkavállalót, folyamatosan érdeklődsz a hogyléte felől, illetve rendszeresen adsz és kérsz is visszajelzést.
Az első hónap végén ülj le vele és bizonyosodj meg arról, hogy elégedett és jól érzi magát a csapatban. Köszönd meg az eddigi munkáját, hogy érezze: már most hozzájárul a vállalat sikeréhez. Továbbá kérdezd meg, szüksége van-e bármilyen egyéb segítségre, tréningre.
A 3. és 6. hónap között pedig csekkold, hol tart az önállóság fel vezető úton, illetve mennyire akklimatizálódott a vállalati kultúrához. Ha úgy látod, hogy kész új kihívások elé nézni, tereld a megfelelő irányba, hogy elérhesse teljes potenciálját.
Tipp távoli munkavégzéshez
Home office esetén különösen fontos, hogy rendszeresen kérj visszajelzést az új kollégától e-mailben, telefonon vagy online megbeszélés keretében. Így megtudhatod, mit csinálsz jól, illetve min érdemes esetleg változtatni. Az új kolléga pedig már az elején azt érezheti, hogy számít a véleménye.
Összefoglalás
A jól megtervezett onboarding folyamat segít, hogy HR-szakemberként win-win szituációt teremthess mind a munkáltató, mind a munkavállaló számára. Ha az új kolléga már a felvétel időpontjától kezdve úgy érzi, figyelnek rá, számít a véleménye és megkap minden segítséget a kibontakozáshoz, biztos lehetsz benne, hogy nem fogja elhagyni a “fedélzetet” és mindent meg fog tenni azért, hogy hozzájárulhasson a vállalat sikeréhez.
HR-szakemberként Te hogy látod: mi az, amiről a legtöbben megfeledkeznek az onboarding során?
