Tudtad, hogy a visszajelzés hiánya akár nagyobb mértékben befolyásolhatja a fluktuációt, mint például a fizetés?
Konstruktív visszajelzés nélkül nincs hatékony szervezeti működés. Ha jól adjuk és fogadjuk, a visszajelzés a személyes és szakmai fejlődés sarokpontja lehet: segítségével hatékonyan növelhető a munkavállalók – és ezáltal a cég – teljesítménye, valamint a munkatársak egymásba és a feletteseikbe vetett bizalma is. A legjobb pedig, ha a visszajelzés oda-vissza működik, vagyis a munkavállalók nemcsak egymásnak, de feletteseiknek is adhatnak konstruktív feedback-et.
De milyen a jó munkahelyi visszajelzés? Ha vezetőként vagy HR szakemberként Te adod, hogyan kerülheted el a sértődést és hogyan célozhatod meg ténylegesen a jobb teljesítményt? Ha pedig kapod, hogyan kezelheted hatékonyan? Cikkünkből kiderül.
Konstruktív visszajelzés: a szervezet egyik alappillére
Kutatások szerint a munkavállalók 86%-a gondolja úgy, hogy a munkahelyi kudarcokért a kommunikáció hiánya a felelős. Sőt, a rossz vagy nem létező kommunikáció tehető felelőssé rengeteg más szervezeti problémáért is, valamint az anyagi ösztönzőknél is nagyobb mértékben befolyásolhatja a fluktuációt.
A konstruktív visszajelzés célja ezzel szemben, hogy a munkavállaló tisztában legyen azzal, amit jól csinál, a munkájának az értékével, esetleges hiányosságaival és mind személyes, mind szakmai tekintetben fejlődhessen.
Minél gyakoribb, annál jobb
Egyre több cég ismeri fel, hogy már nem elégséges évente egyszer teljesítményt értékelni, hiszen a feladatok, a célok ma már ennél sokkal gyorsabban változnak. Következésképp ma számos cég a negyedéves értékelést választja, sőt, sok helyen ennél is gyakoribb – akár azonnali – a visszajelzés. A legmodernebb felfogású vállalatoknál pedig a feedback oda-vissza is áramolhat a munkavállalók és a feletteseik között, sokkal transzparensebbé és demokratikusabbá téve a vállalatot.
A rossz vagy nem létező visszajelzés veszélyei
Ahhoz, hogy megértsd, milyen is a jó visszajelzés, érdemes először egy pillantást vetni a rossz példákra is.
Amennyiben a konstruktív visszajelzés kultúráját szeretnéd meghonosítani a szervezetedben, az alábbi viselkedési formákat és visszajelzés technikákat mindenképpen érdemes kerülni:
- Túlzott empátia: ha a homokba dugod a fejedet azért, hogy ne bánts meg senkit, csak még több kudarcnak adsz zöld utat, hiszen nem mutatsz rá a jelenlegi hiányosságokra. Így munkatársaid sem fogják tudni, min kéne változtatniuk.
- Agresszió: mindenkinek lehet rossz napja, de amennyire csak lehet, tudatosítsd magadban, hogy kudarc esetén a támadás semmilyen esetben sem megoldás. Az agresszív, nyíltan a másikat hibáztató magatartás nem vezet megoldásra. Az ilyen szituációk elkerülése érdekében érdemes stresszkezelő technikákat alkalmazni.
- Bizonytalanság: ha félsz attól, hogy negatív feedback esetén nem fognak téged kedvelni, gyakran félreértések áradatát zúdíthatod a fejedre. Ha ugyanis kerülöd a konfrontációt, általában a reakciókat látva tompítasz, nem mondod végig, amit szerettél volna. Így azonban semmilyen változási folyamatot nem tudsz elindítani.
Milyen a jó visszajelzés?
A jó, vagyis konstruktív visszajelzés tartalmazhat erősségeket és gyengeségeket is. Fontos azonban, hogy egyik téren se ess túlzásba: a túlzott dicséret hiteltelenné tehet Téged munkatársaid szemében, a hiperkritikusság pedig azt a látszatot keltheti, hogy valójában nem megoldást, hanem konfrontációt keresel.
Milyen tehát a jó visszajelzés?
Akár pozitív, akár negatív, a visszajelzés akkor jó, ha célirányos, ha a munkavállaló fejlődését szolgálja és azonnal beépíthető a gyakorlatba. A hatékony visszajelzésnek három kulcsösszetevője van:
- Viselkedés: fogalmazd meg, hogy mi volt az a tett vagy viselkedés, ami a visszajelzést kiváltotta.
- Kimenetel: fejtsd ki, hogy mi lett az eredménye a viselkedésnek, és ez hogyan hatott ki a csapatra és a vállalatra.
Következő lépések: pozitív vagy negatív visszajelzéstől függően részletezd, hogyan tartható fenn a jelenlegi állapot, hogyan érhető el jobb eredmény vagy hogyan oldható meg a keletkezett probléma.
Kim Scott ismert tanácsadó és coach, illetve a Radikális őszinteség (Radical Candor) sikerkönyv szerzője szerint kulcsfontosságú az őszinteség, de törődni kell a másik fél érzéseivel, méltóságával is. Hogyan? Mutatjuk!
1. Légy specifikus
Ha visszajelzést adsz, érdemes kristálytisztán fogalmazni. Az alábbihoz hasonló általános kijelentések, felszólítások ugyanis nem működnek:
“Legközelebb jobban kell elvégezned ezt a feladatot.”
Helyette érdemes pontosan megfogalmazni, mit is vársz a másik féltől. Például:
“Feltűnt, hogy nem tudtad tartani az utolsó két határidőt. Emiatt az ügyfelünknek sajnos várakoznia kellett. Ezért szeretném veled átbeszélni a jelenlegi feladataidat, hogy lássuk, nem vállalsz-e magadra túl sok mindent.”
2. Ne alkalmazd a szendvics-technikát!
Bizonyára sokak fejében megfogalmazódott már a kérdés: hogyan adjunk negatív visszajelzést? A válasz egyértelmű: őszintén, de empatikusan és semmiképpen se a szendvics-technikát alkalmazva! A két dicséret közé “csomagolt” negatív feedback ugyanis a legrosszabb visszajelzés gyakorlatok közé tartozik, hiszen a fogadó fél így csak összezavarodik és nem érti, hogy mit is kéne tennie.
Bármilyen kellemetlenül is érzed magad a negatív visszajelzés adása közben, nem érdemes a forró kását kerülgetni. Érdemes észben tartani, hogy az őszinteség és következetesség – vagyis a hiteles kommunikáció építőkövei – a legfontosabb vezetői képességek közé tartoznak. Az egyenes, őszinte kommunikáció segítségével nemcsak magad, de a másik fél felé is tiszteletet mutatsz, és mind a pozitív, mint a negatív visszajelzéseidhez segítő szándékot fognak társítani.
3. Személyeskedés helyett fókuszálj a teljesítményre
Fontos tudni, hogy az alábbihoz hasonló, az adott személy támadására épülő érvelés nem működik:
“Az arroganciád a probléma forrása.”
Ehelyett koncentrálj a viselkedésre:
“Problémát jelent, ha az ügyfél előtt a szavamba vágsz.”
Érdemes tudni, hogy ha az adott fél személyiségére utalsz, támadást, védekezést vagy visszautasítást fogsz valószínűleg kiváltani. Ha azonban a cselekvést sikerül elvonatkoztatni az adott személy jellemétől, megakadályozhatod, hogy elszabaduljanak az indulatok és teret engedhetsz a racionális érvelésnek.
A visszajelzés típusai
A fenti példák alapján a visszajelzés alapvetően három kategóriába sorolható:
- Pozitív-konstruktív
- Negatív-konstruktív
- Negatív-destruktív
De vajon mi a különbség a konstruktív és a destruktív jelző között? A válasz egyértelmű: a szándék. Amennyiben a visszajelzést segítő szándék vezérli, konstruktív feedback-ről beszélhetünk. Ha azonban a kritikával az a cél, hogy a másik fél rosszul érezze magát, destruktív visszajelzésről van szó.
Konstruktív visszajelzést kaptál? Fogadd nyitottan!
Hogyan érdemes reagálni a kapott feedback-re és hogyan kezelheted a lehető leghatékonyabban?
A legfontosabb, hogy őszinte érdeklődéssel hallgasd a véleményt. Könnyítsd meg a kollégád dolgát azzal, hogy nem szállsz vele vitába. Ha nem érted pontosan, mire is utal, nyugodtan kérdezz rá. Például:
„Mondanál kérlek konkrét helyzeteket, amikor ezt a reakciómat megfigyelted?”
Legyen kétirányú a kommunikáció!
Akár negatív, akár pozitív visszajelzés érkezik, mindenképpen köszönd meg a segítséget és a rád szánt időt. Továbbá oszd meg nyugodtan a másik féllel, mit tartasz hasznosnak az elmondottakból, min fogsz elgondolkodni vagy esetleg változtatni. Végül tudasd vele, hogy nemcsak most, de máskor is nyitott vagy a meglátásaira és érdekel a véleménye. Ezt akkor is érdemes megtenned, ha az adott kérdésben esetleg nem értesz vele teljesen egyet. Például:
“Köszönöm az őszinteséged. A véleményeddel nem értek teljesen egyet, de el fogok gondolkodni rajta és mások segítségével is ellenőrizni fogom, hogy ők is így látják-e.”
“Köszönöm, hogy olyan dolgokat is megosztottál velem, amiket sokan nem mertek volna megemlíteni.”
Hogyan kezeld a kapott információt?
Érdemes átgondolni, hogy a kapott információ mennyire illik bele az önmagadról alkotott képbe, illetve mennyivel van összhangban mások véleményével. Van igazságalapja a meglátásnak? Amennyiben igen, mi az, amin mindenképpen változtatni szeretnél?
Tervezd meg, mikor és hogyan fogod elkezdeni a változtatásokat. Az eredmények mérése érdekében kérj bátran további visszajelzést, hogy Te is lásd, min sikerült változtatnod és mi az, amin még érdemes dolgozni.
Összefoglalás
A konstruktív visszajelzés kultúráját mindenképpen érdemes bevezetni a szervezeti problémák hatékony megoldása, a csapatszellem erősítése és a teljesítmény növelése érdekében. Akár vezetőként, akár munkavállalóként adod a visszajelzést, érdemes minden esetben úgy megfogalmazni, hogy az a másik személy fejlődését szolgálja. Fogadóként pedig érdemes proaktívan keresni a visszajelzéseket és nyitottan állni minden meglátáshoz.
Reméljük, hasznosnak találtad tippjeinket! Kíváncsiak vagyunk, hogy vezetőként vagy HR-esként milyen technikát/technikákat szoktál alkalmazni a konstruktív visszajelzés adását, fogadását illetően? Van olyan módszered, ami mindig beválik? Írd meg nekünk kommentben!
