A legtöbb munkáltató figyelemmel követi és rögzíti, hogy munkavállalói mikor és mennyit dolgoznak. Ezt sokszor jelenléti ívként vezeti, ám fontos megjegyezni, hogy ez nem egyenlő a jogszabályoknak is megfelelő munkaidő nyilvántartással. Jelenléti ív lehet egy közgyűlés vagy egy konferencia tagjainak a listája, nem pedig a munkavállalók jelenléti idejének követése.
De akkor hogyan is néz ki a szabályos munkaidő nyilvántartás?
A szabályos munkaidő nyilvántartás
A munkaidő nyilvántartásnak mindig naprakésznek kell lennie. Ez azt jelenti, hogy ha az adott pillanatban valaki (például a hatóságok) ellenőrzik a nyilvántartást, akkor annak valós adatokat kell tartalmaznia.
A munkaidő nyilvántartásban vezetni kell a munkavállalók rendes-és rendkívüli munkaidejét, készenléti idejét és szabadságát. Egy ellenőrzés során fontos, hogy megállapítható legyen hogy hányan dolgoznak aznap és mikor kezdték a munkát. A jogszabályok nem térnek ki arra, hogy milyen formában kell ezt vezetni: történhet papíron, Excel táblázatban vagy akár alkalmazás segítségével, a cég pedig maga dönthet arról, hogy napi, heti vagy havi nyilvántartást vezet.
Jogvita esetén csak a munkavállaló által aláírt munkaidő nyilvántartás számít hitelesnek Abban az esetben ha beosztás, vagyis munkaidő keret van a cégnél, figyelni kell arra is, hogy a teljes időszak nyilvántartása rendelkezésre álljon. Hiszen egy-egy ellenőrzés során így lehetséges leellenőrizni, hogy a munkavállalók munkaideje, pihenőideje szabályosan zajlott e egész évben.
Leggyakoribb hibák munkaidő nyilvántartás során
A munkaidő nyilvántartásnak is – ahogy a legtöbb munkajogi kötelezettségnek – vannak olyan esetei, amelyek félrevezethetik a munkaadókat. Összegyűjtöttük mindent, így nem kell félned egy esetleges ellenőrzés során.
- Az érkezés ideje és a munkahelyen tartózkodás nem minősül munkaidőnek
- Ne a havi bérkifizetés után töltsd ki a munkaidő nyilvántartást
- A jelenléti ív nem egyenlő a munkaidő nyilvántartással
- A munkaidő nyilvántartást a munkavégzés helyén kell vezetni – akár papíron, akár online
- Utólagos változtatásokra van lehetőség, de ennek mindenképp kell hogy nyoma is legyen (mikor és ki végezte)
Tippjeink munkaidő nyilvántartáshoz
Ne a nap végén töltsd ki!
Ha visszamenőleg vezeted munkavállalóid munkaidejét, például hogy ha a munkanap végén töltöd ki kezdési időpontjukat, vagy ha reggel már a munkaidő végét is kitöltöd, akkor egy ellenőrzés során büntetést is kaphatsz.
Ne a munkavállaló vezesse!
A jogszabályok nem írják elő, hogy a munkavállalónak kötelessége a munkaidejének követése, így a nyilvántartást a munkaadónak kell vezetni, az ő felelőssége.
Ne felejtsd el a beosztást sem!
Bérszámfejtés esetén nem szabad megfeledkezni arról, hogy a munkaidő nyilvántartás önmagában nem elegendő, szükség van a beosztásra is.
