Mindannyian ismerjük a mondást, hogy a mai rohanó világban… Közhelynek hangzik, mégsem hagyható figyelmen kívül. A “megváltozott világban” információk sokasága zúdul ránk, minden eszközről, minden percben, nem tudjuk mi a fontos és mire kell odafigyelnünk. A legtöbben túlhajszoltak és stresszesek vagyunk. 

A folyamatos információ- és feladat áramlásban nem meglepő, hogy túlterheltnek érezzük magunkat. Ilyenkor hajlamosak vagyunk a halogatásra és arra, hogy veszítsünk a hatékonyságunkból is. Emiatt fontos, hogy megtaláljuk azt a módszert, ami segíthet elsajátítani a hatékony időmenedzsment technikáját.

Azok a tanácsok, mint például a ‘tervezd meg a heted előre’, valljuk be, senkinek nem váltak még be. Ezért összegyűjtöttünk néhány gyakorlatot, amelyekkel – akár személyre szabva is – már ma elkezdheted a hatékonyabb időmenedzsmentet. 

Szűrjük ki a felesleges tényezőket!

Te is biztosan tapasztaltad már, hogy bizony vannak a mindennapokban olyan feladatok, események, de akár személyek is, akik akadályoznak vagy lassítanak bizonyos tevékenységekben. Érdemes végiggondolni ezeket, akár listát is készíteni róluk:

Akadályok a feladatok elvégzésében: 

1. Ha priorizálás nélkül kezdünk bele egy-egy feladatba, vagy nem ismerjük a folyamatot, esetleg a határidőt. Ez a bizonytalanság zűrzavarhoz, akár folyamatos újratervezéshez vezethet.   
2. A halogatás a határidő utolsó pillanatában elkészült, minőségileg megkérdőjelezhető feladatokhoz vezethet. 
3. Ha olyan feladatot kell elvégeznünk, amit nem kedvelünk, motiváció hiányában még inkább hajlamosak vagyunk a halogatásra.

Események, amik akadályozhatnak:

1. Eredménytelen, végtelenségig elnyújtott meetingek. Hiába számolunk velük, akkor is rossz hatással vannak a munkavégzésünkre, hiszen  fárasztóak így pedig nem marad más elvégzendő feladatra energiánk, időnk.
2. Váratlan telefonok, látogatók és hirtelen összehívott meetingek. Ezek felborítják a munkanap menetét és nem tudunk megfelelően haladni az eltervezett feladatokkal.

Munkakörnyezetet befolyásoló tényezők:

1. Rendetlen, átláthatatlan íróasztalnál nem csoda, hogy nincs kedvünk dolgozni. A munkatársakkal való rossz kommunikáció és az ebből fakadó információhiány szintén befolyásolhatja a munkavégzést. 

Munkamorálra ható tényezők: 

1. A bizonytalan napi tervezés és céltalanság nagyban befolyásolják a munkavégzés sikerességét. Ha nem gyakorlunk hatékony munkatervezést, könnyen elpazarolhatjuk az időnket. A kitartás és a motiváció hiánya elengedhetetlen, ha megfelelően akarjuk menedzselni az időnket.
2. Ha az ember nem tud állást foglalni és képtelen megóvni a saját idejét, akkor előfordulhat, hogy nem is magunk irányítjuk mindennapjainkat ez pedig az időnk elpazarlásához vezethet. 

Így változtass a megszokotton!

Hiába olvasunk sokat arról, hogy hogyan sajátítsuk el a hatékony időmenedzsment módszerét, legtöbbször nem tudjuk ezeket a tippeket vagy tanácsokat alkalmazni a saját mindennapjainkban.

Fontos tudnunk, hogy nincsenek olyan általánosan jó tanácsok a témában, amelyek mindenki számára hatékonyan működnének. Ezért azt ajánljuk, hogy a következő tanácsokat is érdemes kritikusan olvasnod, ha pedig meg is fogadnád őket, akkor alakítsd a saját munkamorálodhoz, és formáld aszerint, hogy a személyiségedhez passzoljon. A legjobb, ha minél többet kipróbálsz, és amelyik beválik azt érdemes továbbra is használnod. 

Ne ragaszkodjunk mindenhez!

Ha rákeresünk az időmenedzsment fogalmára, első tanácsként a már említett, ‘osszuk be előre az egész hetünket’ találjuk. Ez soha nem fog működni. A prioritások folyamatosan változnak az események és az újabb meg újabb információk hatására, állandó újratervezésre van szükség. Alapvetően szeretünk ragaszkodni az eredeti terveinkhez, de rugalmasnak és alkalmazkodónak kell lennünk, hogy ne mindig bukásnak éljük meg, ha valami nem a tervek szerint alakul. A bukás érzete szintén sok energiát és motivációt vehet el belőlünk.

Ezért soha nem szabad mindent száz százalékos pontossággal eltervezni, mert a megvalósítás közel sem fog a száz százaléknak megfelelni. Érdemes a folyamatot menet közben is újratervezned, és nem baj, ha eltérsz az eredeti terveidtől.

Az Eisenhower-mátrix, az USA 34. elnökéről, Dwight D. Eisenhowerről kapta nevét, aki közismerten jól gazdálkodott az idejével. A mátrix feltalálását azonban Stephen Richards Covey nevéhez köthetjük. Covey egy amerikai üzletember volt, aki több könyvet is írt a sikerességhez vezető útról. Leghíresebb műve A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása, aminek segítségével még inkább elmerülhetünk a hatékony időmenedzsmenttel kapcsolatos gyakorlatokban és módszerekben. 

Szerinte, priorizáláskor alaposan át kell gondolnunk a feladatok sürgősségét és fontosságát. Nem létezik, hogy minden feladat ugyanolyan fontos és sürgős. Ezért elengedhetetlen, hogy alaposan végig gondold, majd négy halmazba rendezd a feladataidat. 

1.  Fontos és sürgős feladatok

Ezek jellemzően azok a feladatok, amikkel azonnal foglalkoznod kell. Semmiképp nem hagyhatod figyelmen kívül és nem is halogathatod őket, hiszen annak súlyos következményei lehetnek. Törekedned kell arra is, hogy minél kevesebb feladat kerüljön ebbe a halmazba. A számos fontos és sürgős feladat sok bajt és frusztrációt okozhat. Igyekezzünk, hogy minden fontos feladatot a maga idejében végezzünk el.

2. Fontos, de nem sürgős feladatok

Ezekkel a feladatokkal is mindenképpen foglalkoznod kell, mert hosszútávon lényegesekké válnak. Ha ezekkel tervezel, hagyj nekik időt, de mindenképp tűzd ki a határidőt is rájuk. Fontos, hogy a napod nagy részét ezeknek a feladatoknak az elvégzése tegye ki.

3. Sürgős, de nem fontos feladatok

Ezek a feladatok többnyire nem igényelnek nagy energiabefektetést, ezért érdemes alkalmaznod a két perces szabályt (a GTD módszertanról a továbbiakban lesz még szó). 

A szabály lényege az azonnali cselekvés. Ha belefér a feladat két percbe, akkor azonnal meg kell csinálni. Nem vesz el tőlünk sok időt, és a figyelmünket sem vonja el a továbbiakban. Ha nem fér bele két percbe, három lehetőséged van:

1. Beiktathatod egy későbbi időpontra és akkor foglalkozol vele.
2. Delegálhatod a feladatot valaki másnak.
3. Ha egyik opció sem megfelelő, akkor töröld a feladatok közül és innentől kezdve nem kell többet foglalkoznod vele, hiszen amúgy sem volt fontos.

4. Nem fontos és nem sürgős feladatok

Ennél a halmaznál sokszor pótcselekvésekről van szó és ezekkel foglalkozunk a legtöbbet, pedig nem kéne. Gondoljunk csak arra, amikor valamelyik közösségi média platformon böngészgetünk órákon keresztül, ez egyáltalán nem fontos és, nem is sürgős feladat. Ezért itt szokott elcsúszni leginkább a hatékony időmenedzsment. 

Ha hatékony akarsz  maradni, érdemes a legtöbb ilyen tevékenységtől megszabadulnod. Valószínűleg akadnak köztük hasznos feladatok is, de ezeket csak akkor szabad elővenni, ha nem vagy túlhajszolt.

Ne az idővel gazdálkodj! 

Valószínűleg ismered a mondást, hogy “bárcsak több órából állna egy nap”. Ez részben talán jó lenne, de közel sem oldaná meg az összes problémádat. 

Ha mindenhez időkorlátot rendelsz, hibát követsz el. Vannak feladatok, amelyeknél mindenképp érdemes felállítani egy határidőt, mert motiváló tud lenni és kevésbé halogatjuk. Ez azonban nem működik, ha mindegyikhez időkorlátot szabsz. Egyrészt frusztráló lehet és lehetetlen számon tartani, másrészt, abba a hibába eshetsz, hogy úgy érzed semelyik feladathoz nem rendeltél határidőt. Az időkorlát pedig sok feladatnál felesleges. Azokhoz a feladatokhoz érdemes időkorlátot rendelni, amelyek befolyásolják a megélhetést vagy mások idejét. 

Ne a feladatszám motiváljon! 

“Adjunk magunknak minél több feladatot, hogy motiváltabbak legyünk” –  szintén untig ismert tanács, de abban nem segít, hogy hatékonyak legyünk. Ha eddig sem ment túl jól az időmenedzsment, akkor a még több feladat csak rontani fog a helyzeten. Ez több frusztrációt okoz és amiatt is rosszul fogod magad érezni, hogy nem tudtál minden feladatot elvégezni. Ez nem csak a motivációt csökkenti, de kártékony hatással van a mentális egészségedre is.

Inkább kevesebb feladatot adj magadnak és azokat végezd el alaposan. Ez több sikerélménnyel is jár, amitől motiváltabb leszel a további feladatok elvégzéséhez. Tanácsoljuk, hogy minden feladat teljesítése után tarts szünetet és értékeld az elvégzett feladatot.

Próbáld ki GTD-módszert!

A GTD, vagyis a Getting Things Done módszer is arra nyújt megoldást, hogy sokkal hatékonyabban végezd el a feladataidat, de segít abban is, hogy stressz és frusztráció nélkül, eredményesen vészeld át a napot. David Allen, aki a módszer a megalkotója, a GTD – Hatékonyságnövelés stresszmentesen című könyvében hosszasan tárgyalja a problémát. Szerinte korántsem azzal van a gond, hogy egy nap csak 24 órából áll, hanem, hogy nem tudunk okosan gazdálkodni az időnkkel, ez pedig abból ered, hogy nem tisztázzuk időben a feladatainkat.

A probléma orvoslásának érdekében kulcsfontosságú, hogy tisztán lássuk magunk előtt a teendőinket, jobban fókuszáljunk rájuk és megfelelően rendszerezzük őket. Ezáltal a hatalmas káosz is eltűnik a fejünkből.

A módszer 5 lépése röviden a következő:

1. Az első lépés a rögzítés:  minden feladatot, ami a fejedben motoszkál, írd le valahova. Akár a határidőnaplódba vagy a telefonod jegyzeteibe, a lényeg, hogy kiírd magadból. Ez abban segít, hogy a feladatok ne csak a fejedben legyenek jelen.
2. Ezután következik a tisztázás: értékeld a lejegyzett feladatokat és hozz döntést arról, hogy mihez is kezdenél velük.
3. A rendszerezés a következő lépés. Az előző lépésben tisztázott feladataidat kategorizálnod is kell.
4. A negyedik lépés a reflektálás: fontos, hogy újra és újra áttekintsd a rendszerezett feladataidat, megnézd hol is tartasz velük a kivitelezésben. 
5. Utolsó lépésként a cselekvés maradt. Valósítsd meg a terveidet!

A GTD-módszer nem csak arra alkalmas, hogy megnövelje a hatékonyságodat és csökkentse a frusztrációdat, hanem egy olyan egyszerű problémára is megoldást nyújt, mint a feledékenység. Ha kiírunk minden feladatot valahova, egészen biztos, hogy nem feledkezünk meg róluk.

A GTD-módszer rendkívül sikeresnek bizonyult, hiszen globálisan rengeteg multinacionális cég is alkalmazza.

További tippjeink a hatékony időmenedzsmentért

Ne feledd, tiszteld a saját idődet és érd el, hogy mások is tiszteljék azt. Ne engedd, hogy mások osszák be a napodat és változtassanak a terveiden. Tanulj meg nemet mondani! Ez akkor fog működni, ha te is tiszteled mások idejét. Hiszen csak így várhatod el, hogy ez fordítva is megtörténjen. Ne felejts el és ne halogass olyan feladatokat, amelyektől mások ideje is függ. Például ne halogasd a választ egy munkatársad e-mailjére.

Ha motiválatlannak és hatékonytalannak érzed magad, ne erőltesd a munkát, hagyj időt a kikapcsolódásra is. Tudnod kell lazítani is, mert másképp nem lehetsz eredményes. Viszont, ha éppen lendületben vagy, akkor dolgozz, intézz minél többet.

Nehéz, de meg kell tanulnod becsülni is. Ez még akkor is sokat segít, ha nem úgy alakulnak a dolgok, ahogy elterveztük őket. Ilyenkor nem szabad kétségbe esni, hanem hozzá kell szokni ehhez is.

A multitasking az egyik nagy ellensége a hatékony időmenedzsmentnek. Ilyenkor elveszíted a fókuszt és minden feladat elvégzése sokkal tovább tart és közel sem lesz száz százalékos az eredmény. Egyszerre csak egy feladatra koncentrálj!

Ha túl komplex és ijesztő feladatod van, és érzed, hogy csak halogatás lesz belőle, akkor bontsd le több kis feladatra. Így már nem fog annyira nehezen elvégezhetőnek tűnni, könnyebben állsz majd neki.

Ha úgy látod, hogy valamivel nem fogsz határidőre elkészülni, akkor azt jelezd minél előbb a munkatársaidnak vagy feletteseidnek. Ezzel mások munkáját is megkönnyíted és kevésbé leszel frusztrált.

Ha kipróbálod a fent említett tanácsokat és találsz olyat, ami működik számodra, akkor már csak egy dolgod van hátra: változtasd őket rutinná! Ha hozzászoksz, hogy ezek alapján végezd el a feladataidat, jelentősen megkönnyíted a napjaidat.

10 eszköz a hatékony időmenedzsmenthez

Google Naptár – A Google alkalmazásával naprakészen tudod vezetni a teendőidet, időbeosztásod. Az alkalmazásban közösen szervezhettek megbeszéléseket és programokat a munkatársakkal.

Nostromo vagy Asana – Mindkét alkalmazás segít abban, hogy könnyen átlátsd és észben tartsd feladataidat, projektjeidet.

Microsoft ToDo, Evernote vagy Google Keep – A jegyzetkészítő programok leegyszerűsítik a munkafolyamatokat, az elkészült dokumentumokat pedig nem csak rendszerezni, de megosztani is tudod. 

ToggI – A Toogl applikációval az időt tudod mérni és azt, hogy hogyan oszd be az idődet a különböző feladatokra. Előnye, hogy a többi alkalmazással is össze tudod kapcsolni.

Smarter Time – Ha mindig elcsúszol az idővel, ezt az alkalmazást érdemes kipróbálnod, hiszen megfigyelheted vele, hogy mivel töltöd feleslegesen az időd.  

Pocket –  A virtuális könyvjelzőként működő alkalmazással bármit elmenthetsz vele és meg is oszthatod a munkatársaiddal. Így nem kell feleslegesen időt szánnod arra, hogy visszakeress fontos dolgokat.

Money Manager – Ha sokat bajlódsz a pénzügyekkel, akkor érdemes kipróbálnod ezt az alkalmazást, hogy időt spórolj és átlásd a kiadásaidat egy felületen.

Összegzés

Rengeteg teendőnk van nap, mint nap, sokszor el is veszünk köztük és frusztráltak leszünk. Hogy ezt elkerüljük,  meg kell tanulnunk néhány trükköt, amivel gördülékenyebben mennek majd a mindennapok, az idővel való gazdálkodás pedig nem fog bonyodalmat okozni.

Több módszertant, tippet is felsoroltunk, amelyek segíthetnek neked az időbeosztásban. Próbálj ki ezek közül minél több gyakorlatot  és válassz ki olyanokat, amik segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Fontos, hogy nem mindegyik gyakorlat működik mindenkinél. Alakítsd ki a saját módszeredet és tedd vele egyszerűbbé a mindennapokat!