Tudtad, hogy a munkavállalók akár 25%-kal is produktívabbak lehetnek, ha olyan helyen dolgoznak, ahol hatékony a munkahelyi kommunikáció?
Természetesen számos más előnye is van, ha a kollégák sikeresen kommunikálnak egymással – különösképp a jelenlegi krízishelyzetben. De mik is ezek az előnyök pontosan? És melyek a leggyakrabban elkövetett hibák a belső kommunikáció során? Ezek kiküszöbölésére a “légy udvarias és kedves” általános tanácson kívül léteznek más technikák is? Miben változott a munkahelyi kommunikáció a koronavírus okozta válság következtében?
Cikkünkben megtalálod a válaszokat.
A munkahelyi kommunikáció jelentősége
A kommunikáció fontossága sok munkahelyen bizony alul van értékelve. Amikor a munkavállalói motiváció, elégedettség, elkötelezettség vagy produktivitás növeléséről van szó, a cégvezetők és HR szakemberek többsége általában a munkavállalók elismerésére, megbecsülésére és a rendszeres visszajelzésre összpontosít. De milyen szerepet játszik a fenti célok elérésében a munkahelyi kommunikáció?
Talán nem is gondolnád, de a hatékony munkahelyi kommunikáció sokkal motiváltabbá teheti a munkavállalókat és jelentősen növelheti a produktivitást. Kutatások szerint ugyanis a hatékony belső kommunikációval rendelkező cégek 47%-kal magasabb összhozamot produkálnak azokhoz a vállalatokhoz képest, melyeket kevésbé hatékony munkahelyi kommunikáció jellemez. Ennek egyik oka, hogy a munkavállalók 85%-a sokkal motiváltabban áll neki a napi teendőknek, ha a vezetőség rendszeresen tájékoztatja őket a cég működését érintő híreket, eseményeket illetően.
A sikeres munkahelyi kommunikáció előnyei
Ha a fenti számok nem lennének elég meggyőzőek, nézzük is a legfontosabb érveket a hatékony munkahelyi kommunikáció mellett.
Hatékony munkahelyi kommunikáció = hatékony munka
Ha a munkahelyi kommunikációt a transzparens, érthető, teljeskörű információátadás jellemzi, a kollégák sokkal hatékonyabban tudják végezni a munkájukat. Egyrészt képben vannak az aktuális híreket, céges eseményeket, szervezeti változásokat illetően, másrészt a saját munkájukhoz szükséges információ is a rendelkezésükre áll. Következésképp nem kell időt és energiát pazarolniuk az információk különböző forrásokból történő megszerzésére.
Home office-ban különösen nagy jelentősége van a hatékony belső kommunikációnak: az intranetre összegyűjtött dokumentumtár segítségével például a munkatársaknak sokkal kevesebb kattintás megtalálni egy-egy vonatkozó szabályzatot, jól strukturált online vezetői meetingekkel pedig sokkal hatékonyabb a döntéshozatal is.
A munkavállalók elkötelezettebbek
A nagyvállalatoknak – ahol egy irodán belül akár több ezer ember is dolgozik – különösen nagy kihívást jelent megteremteni az összetartozás érzését. A tudatos kommunikáció azonban a közösségépítésben is segíthet. Ha sikerül olyan közös célokat és utakat kijelölni, melyek révén érvényesülni tud az egyes csapatok közti szinergia, a kollégák úgy érzik majd, egy közösséghez tartoznak. Ez pedig jelentősen növeli a munkavállalói elköteleződést.
Sőt, ha a csapatok között folyamatos interakció zajlik, könnyebben tanulhatnak egymás sikereiből és kudarcaiból is. Így hatékonyan dolgozhatnak együtt a még jobb eredményekért.
Erős és hiteles munkáltatói márka alakul ki
Ha sikeres a munkahelyi kommunikáció, kevesebb konfliktushelyzet alakul ki, jó hangulatban telnek a mindennapok és a kollégák is elégedettebbek.
Mivel minden nap pozitív élménnyel zárul, nagy a valószínűsége annak, hogy a munkavállalók a barátaiknak, ismerőseiknek is eldicsekednek azzal, hogy milyen szuper náluk a munkahelyi légkör. Ez pedig nagy hatással lehet a munkáltatói márkára. A pozitív élményeknek ugyanis a munkaerőpiacon hamar híre mehet, komoly versenyelőnyt szerezve az adott munkahelynek.
Növekszik a hűséges ügyfelek száma
Tudtad, hogy a vevőmegtartási ráta is akár 18%-kal is magasabb lehet, ha jól informált és elkötelezett munkavállalók dolgoznak az adott cégnél?
Ennek oka, hogy a jól tájékozott és lojális kollégák sokkal könnyebben építenek ki jó kapcsolatot az ügyfelekkel és sokkal keményebben dolgoznak a pozitív ügyfélélmény megteremtésén.
A hatékony munkahelyi kommunikáció tehát a hűséges vevőkör kialakításában is komoly szerepet játszhat!
Munkahelyi kommunikáció – ezek a leggyakoribb hibák
Előfordult már Veled, hogy megbíztad egyik kollégádat valamilyen feladattal, majd az elvégzett munka nem teljesen az általad várt eredményt tükrözte? Utólag persze rájöttél, hogy elfelejtettél megemlíteni egy fontos információt a folyamat elején. Az egyik leggyakoribb hiba tehát, ha a munkahelyi kommunikáció során nem vagyunk egyértelműek, esetleg félrevezetően kommunikálunk.
Az empátia fontosságát is mindenki elismeri, a gyakorlatban mégis sokan megfeledkeznek róla. Például sokszor nem is figyelünk kollégánk szavaira és már az első mondata után a saját válaszunkon gondolkodunk.
További probléma forrása lehet, ha egy csapaton belül eltérő kultúrájú kollégáknak kell együttműködniük. Ilyenkor ugyanis gyakran előfordul, hogy a kollégák – bármennyire is igyekeznek – nem értik meg vagy félreértik egymást. Ennek oka, hogy nem ismerik az adott kultúra kommunikációs szokásait. Az ilyen szituációk szinte kivétel nélkül konfliktushelyzethez vezetnek.
Munkahelyi kommunikáció a koronavírus alatt – mi változott?
Tagadhatatlan, hogy a krízishelyzetnek köszönhetően az utóbbi hónapokban lényegesen megváltoztak bizonyos folyamatok a legtöbb cégnél.
Az irodai munka a munkavállalók otthonába, a mindennapos kommunikáció pedig az online térbe költözött. Következésképp a munkahelyi kommunikáció eszközei is megváltoztak: sok cég már bevezetett olyan online alkalmazásokat és folyamatokat, melyek legfőbb feladata, hogy a mindennapos kommunikációt, a feladatmegosztást és közös munkát a home office során is gördülékennyé tegyék.
Méltán merül fel a kérdés: vajon ez lesz az új “normális”?
Nos, egyes feltételezések szerint a legtöbb folyamat a koronavírus utáni helyzetben sem lesz már a régi. A távmunka valószínűleg sok helyen nagyobb teret nyer majd és ezzel együtt például a teljesítményértékelés is új megvilágításba kerül.
A munkahelyi kommunikáció szabályai
Hogyan lehet sikeres a munkahelyi kommunikáció? Minek kell külön figyelmet szentelni a home office alatt? Melyek a hatékony kommunikáció ismérvei? Mutatjuk.
1. Legyen pozitív hangvétele az üzenetnek
Az emberi agy a pozitív üzenetek hatására dopamint termel. Ezt a munkahelyi kommunikáció során is érdemes kihasználni. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy csak jó híreket fogalmazhatsz meg. Éppen ellenkezőleg: arról van szó, hogy még a kellemetlen híreket vagy kéréseket, kérdéseket és válaszokat is lehet jólesően tálalni.
A kérdéseket például ne tagadásban fogalmazd meg:
Nem tudnál segíteni? → Tudnál nekem kérlek segíteni?
A válaszoknak is legyen pozitív végkicsengése:
Ez a te dolgod. → Együtt kitalálunk valamit.
A kéréseid pedig bírjanak motiváló erővel:
Most ezzel foglalkozz! → Adjunk bele most mindent, hogy a végén megünnepelhessük a sikert!
2.Találd meg a megfelelő kommunikációs csatornákat!
Home office során különösen fontos, hogy a megfelelő eszközöket használja a csapat. Szerencsére rengeteg szoftver és alkalmazás közül választhattok.
Hatékony feladatmegosztás a cél? Próbáljátok ki a Trello, Todoist vagy Asana alkalmazást! Az adatok biztonsága is kulcsfontosságú? A LastPass vagy a 1Password lehet a megoldás! Örülnétek, ha home office során is egyszerű lenne az erőforrás-tervezés és a szabadságok nyomonkövetése? Remek megoldás lehet a FreeBees alkalmazás.
3. Ügyelj arra, hogy célba érjenek a fontos információk
Az egyik kérés e-mailben jön, a másik Trellon, a harmadik pedig Facebook üzenetben? Bizony még a legedzettebb multitasking-bajnokok is csak fognának a fejüket…
Szuper, ha kipróbáltok minél több alkalmazást, de a jóból is megárt a sok! Ezért hosszú távon csak azokat használjátok a munkahelyi kommunikáció során, amelyek tényleg beválnak. Sőt, a fontos üzeneteknek legyen egy centrális csatornája! Az egész vállalatot érintő információkat megoszthatjátok például belsős hírlevelekben vagy havi megbeszéléseket is tarthattok, ahol mindenki jelen van.
4. Adj és kérj is visszajelzést
Kutatások szerint a visszajelzés hiánya akár az anyagi ösztönzőknél is nagyobb mértékben befolyásolhatja a fluktuációt.
Ezért kulcsfontosságú, hogy megtanuld helyesen adni és fogadni a visszajelzést.
Ha kapod, mindenképpen köszönd meg a segítséget és a Rád szánt időt. Továbbá oszd meg nyugodtan a másik féllel, mit tartasz hasznosnak az elmondottakból, min fogsz elgondolkodni vagy esetleg változtatni.
Ha Te adod, legyél specifikus és személyeskedés helyett fókuszálj mindig a teljesítményre! Próbáld meg kiismerni a kollégád kommunikációs stílusát és ahhoz igazítva add át neki az üzenetet. A jó teljesítményt pedig semmiképpen se felejtsd el értékelni! A legjobb, ha szóban fejezed ki elismerésedet az érintett kollégának.
5. Kerüld a hibáztató nyelvezetet!
A konfliktushelyzetet akkor tudod a legkönnyebben elkerülni, ha nem hibáztatod nyíltan a másik felet. Kerüld például az „úgy érzem, hogy te…” vagy “ezt nem így kellett volna…” kezdetű mondatokat!
Hasznos viszont, ha vállalod a felelősséget minden olyan hibáért, amelyet úgy gondolsz, hogy a folyamat során vétettél. A párbeszéd során igyekezd végig megtartani a barátságos hangnemet és a kényes kérdéseket mindenképpen négyszemközt tedd fel. Ennek köszönhetően a másik fél is kevésbé fog védekezni és könnyebben juthattok konszenzusra.
Ha viszont úgy érzed, hogy kezdenek kicsúszni a dolgok a kezedből, amilyen hamar csak lehet, tarts szünetet. Kérd a beszélgetés vagy a találkozó átütemezését és menj ki a szabadba egy sétára. Ez idő alatt mindketten lenyugodhattok és könnyebben visszatalálhattok a tárgyilagos hangnemhez.
6. Hozd össze a csapatot home office alatt is!
Elmaradnak a közös ebédek és a jó hangulatú délutáni kávézások, ti pedig egyre elszigeteltebbnek érzitek magatokat egymástól?
Vezessetek be kötelező, de nem üzleti célú meetingeket. Ez lehet például egy 15 perces közös online kávézás minden délután. Szinte semmilyen erőfeszítést nem igényel, így a jó hangulatú beszélgetéseket és a közös lazulást könnyedén visszacsempészhetitek a dolgos mindennapokba. Így oldottabb légkört alakíthattok ki home office során is, ez pedig a munkával kapcsolatos megbeszélésekre is pozitív hatással lesz!
7. Ismerd meg az adott kultúra kommunikációs szokásait!
A munkahelyi kommunikáció sikeressége bizony azon is múlhat, hogy mennyire ismeritek a más országokból érkező kollégák kultúrájára jellemző kommunikációs szokásokat.
Érdemes tudni például, hogy a magas kontextusú kultúrákban (ilyen Dél-Korea vagy Tajvan) az emberek a verbális kommunikáció helyett inkább a nonverbális jelekre, a kontextusra és az üzenet hangvételére támaszkodnak a jelentés értelmezése során. Az alacsony kontextusú kultúrákban (mint például Németország vagy az Egyesült Államok) pedig inkább maga az üzenet a fontos.
Hogy a kollégák jobban megismerjék ezeket a különbségeket és jobban megértsék külföldi kollégáik kommunikációs szokásait, érdemes interkulturális tréningeket szervezni – jelen helyzetben akár online formában.
Összegzés
Az eredményes munkához elengedhetetlen, hogy minden releváns információ időben a kollégák tudomására jusson. Ehhez nem elég “csak” átadni az üzenetet; a megfelelő kommunikációs csatornákat kell használni, az elvárásokat is világosan kell megfogalmazni, törekedni kell a pozitív hangvételre és a kétirányú kommunikációra, valamint ismerni kell az eltérő kultúrákból adódó kommunikációs különbségeket is. Home office során pedig különösen törekedni kell arra, hogy minél több közös élményben lehessen része a csapatnak az online térben is.
Cégvezetőként vagy HR szakemberként van olyan bevált technikád, melyet rendszeresen alkalmazol, hogy hatékonyabb legyen a munkahelyi kommunikáció? Mi vált be a legjobban a home office során? Kíváncsiak vagyunk a véleményedre!
