Home office – sokak szerint a produktív munkavégzés kánaánja, mások szerint a fókusz teljes elvesztésének a melegágya. Bármelyik csoportba is tartozol, bizonyára Te is tudod, hogy a jelenlegi krízishelyzetben robbanásszerűen megnövekedett azon munkahelyek száma, melyek a home office, vagyis az otthoni munkavégzés mellett tették le a voksukat. Ha a Te céged is közéjük tartozik, minden bizonnyal több módszert és eszközt is kipróbáltatok már a sikeres átállás érdekében.
Ha még nem találtátok meg az igazit, mutatunk 10 olyan eszközt, melyek segítségével könnyedén maximalizálható a produktivitás a távmunka során is!
Home office – meg lehet szeretni?
A koronavírus második hulláma elérte hazánkat is, és úgy néz ki, sok helyen még egy darabig biztosan marad a home office, vagy legalábbis a “hibrid” munkavégzés.
Kétségtelen, hogy a kényszerhelyzettől függetlenül azért sok előnnyel is jár a távmunka. Sok munkavállaló szerint például távmunkában sokkal jobban összeegyeztethető a munka és a magánélet, megspórolható a munkába utazás ideje, kevesebb a stressz és még takarékoskodni is lehet (például csökken a benzinköltség).
Ugyanakkor a munkaadók is jól járnak: nemcsak erőforrásokat takaríthatnak meg, de a dolgozók cég iránti elköteleződését is könnyedén növelhetik a home office segítségével, hiszen a munkavállalók úgy érzik, 100%-osan megbíznak bennük. Sőt, kutatások szerint a home office egyes esetekben még magasabb produktivitást is eredményezhet, mint az irodai munka.
Hatékony home office: hogyan segítheted elő cégvezetőként?
A kellemes munkakörnyezet bizony otthon is jelentősen elősegíti a produktív munkavégzést. Egy asztal és egy kényelmes irodai szék alapvető kellékei a távmunkának. Amennyiben a cégnek lehetősége van rá, cégvezetőként támogasd ezeknek a bútoroknak a beszerzését.
Ezenkívül biztosítsd az otthoni munkavégzéshez szükséges technikai hátteret (számítógép, monitor, telefon, illetve távoli hozzáférés a hálózathoz). Végül gondoskodj azokról a virtuális eszközökről is, amelyek segítik a kapcsolattartást és a hatékonyságot a home office során.
Hogy megkönnyítsük a választást, bemutatunk most 10 olyan eszközt, amellyel biztosan nem nyúlhatsz mellé, ha a hatékonyság maximalizálása és munkavállalók elégedettsége a cél.
Így lesz hatékony a home office!
Nézzük is, mely eszközöket érdemes használni a home office során.
A zökkenőmentes projektmenedzsment elengedhetetlen!
Ismerős, amikor hosszú percekig kell keresned egy feladatleírást vagy egy határidőt? Esetleg a részfeladatok felelősei sincsenek meg? Ezzel a 2 feladatmegosztó eszközzel mindenki egy pillanat alatt átláthatja az adott projekt teendőit a home office során is. Bizony, nincs több kifogás!
- Trello
Talán az egyik legismertebb feladatmegosztó eszköz – nem véletlenül! Rendkívül felhasználóbarát, így gyorsan megtanulható a kezelése.
A Trello segítségével a teendőket listákba, ezeken belül pedig feladatokra bonthatod. Sokan imádják a “színezős” funkcióját is: a táblák rendszerezését ugyanis színezhető és elnevezhető címkék segítik. A munkafolyamatokhoz személyeket tudsz rendelni, akik szerkeszthetik is az adott feladatot, illetve kommentelhetnek alatta. A kommentekben megjelölhetitek egymást, erről a másik fél azonnal értesítést kap. Ez különösen S.O.S. feladatoknál jön jól! Továbbá határidőket szabhatsz meg, pipálható listákat hozhatsz létre, majd az elkészített dokumentumokat linkelheted az adott feladathoz. Kell ennél több?
- Todoist
A Todoist az alapelvárások (pl. projektek létrehozása, határidők, emlékeztetők beállítása, alfeladatok létrehozása, címkézés, színkódolás) mellett extra kényelmi funkciókkal van ellátva. Produktivitásmérő funkciójával napi, heti vagy havi szinten is nyomon követheted a teljesítményedet a home office során. Az alkalmazás ráadásul könnyedén integrálható más felhőalapú rendszerekkel (pl. Google Drive vagy Dropbox).
Oszd meg és dőlj hátra – a home office során is
A dokumentumok rendszerezése, tárolása és megosztása mindig központi kérdés a közös munka során. Nézzük a két legismertebb és leghatékonyabb eszközt!
- Dropbox
Felhőalapú tárolórendszer, melynek segítségével dokumentumaidat könnyedén megoszthatod munkatársaiddal, ügyfeleiddel, azonban szabályozhatod, hogy ki, milyen mappákat lásson.
Egyik leghasznosabb funkciója, hogy nyomon követheted, ki nyitotta meg az általad létrehozott fájlt, ki dolgozott benne és ki szerkeszti éppen. Sőt, meg is sürgetheted azokat a csapattagokat, akik még nem foglalkoztak a feladatukkal, de az idő már szorít. Ugye ismerős a szituáció?
- Google Drive
Ha eddig még nem használtad, garantáljuk, hogy ezután a legjobb barátod lesz a home office során!
Nemcsak webes tárhelyként használhatod, hanem különböző típusú állományokat (szövegeket, táblázatokat, prezentációkat, képeket) is szerkeszthetsz vele, akár a munkatársaiddal közösen, egy időben. A beépített csevegőn keresztül kommunikálhatsz is csapattársaiddal. A Drive-ban tárolt fájlokat pedig bármelyik eszközödről (okostelefon, táblagép, asztali gép) elérheted, így akár útközben is kényelmesen dolgozhatsz.
Home office? Ügyelj a biztonságra!
Bevezetted a home office lehetőségét, de titkon minden nap aggódsz az üzleti adatok biztonsága miatt? Mutatunk két olyan eszközt, melyekkel nem kerülget többé a szívbaj!
- LastPass
Sosem emlékszel a jelszavaidra? Esetleg pont ezért mindig ugyanazt használod? Nos, van két jó hírünk. A LastPass segítségével elég, ha csak 1 jelszót jegyzel meg. Ezzel biztonságosan hozzáférhetsz az összes többihez, hiszen a szoftver egy felhőbe importálja az összes jelszavadat – titkosítva. A másik jó hír? A többfaktoros azonosításnak köszönhetően 100%-osan csak Te férsz hozzá az adatokhoz!
- 1Password
A 1Password nemcsak a fentieket tudja, de segítségével ellenőrizhető, hogy valaki visszaélt-e egy adott munkavállaló felhasználói fiókjával. Sőt, értesítést is kapsz, amennyiben bármelyik alkalmazottad olyan weboldalra regisztrált, amely hackertámadás vagy adatlopás áldozata lehetett.
Haladj fénysebességgel a cél felé, avagy jegyzetelj okosan
Ugye, hogy mennyi időt és energiát emészt fel a jegyzetelés, különösképp a home office során? Az alábbi alkalmazásokkal mostantól ez is gyerekjáték lesz.
- Evernote
Ha olyan jegyzetalkalmazást keresel, amelyet gond nélkül használhatsz bármilyen platformon, az Evernote a legjobb választás. Segítségével jegyzeteidet több virtuális jegyzetfüzetbe szortírozhatod és egymáshoz is linkelheted őket. Így az összefüggő feljegyzésekben ide-oda ugrálhatsz. A képek, táblázatok, teendőlisták mellett hangjegyzeteket is beilleszthetsz a jegyzeteidbe, ami nagyon jól jön az értekezletek során.
Nagyon hasznos funkció továbbá a közvetlen szkennelési lehetőség, amely bizonyos esetekben a kézzel írt szöveget is felismeri és gépelt, szerkeszthető szöveggé alakítja át.
- Google Keep
Ha valami egyszerűbbre vágysz, tökéletes választás a Google Keep. Hozd létre jegyzeteidet egyetlen érintéssel vagy kezdeményezz hangrögzítést vagy hangfelismerést ugyanilyen egyszerűen!
Kommunikálj úgy, mintha csak az irodában lennél!
A home office során talán a legnagyobb kihívást a kommunikáció jelenti. Mutatjuk, mely alkalmazások lesznek a legnagyobb segítségedre!
- Zoom
A “majdnem személyes” kapcsolatra kiváló megoldást kínál a Zoom, melynek segítségével videókonferenciákat bonyolíthatsz le. Sőt, rögzítheted is a beszélgetéseket a későbbi visszanézés érdekében. Így garantáltan nem marad le senki sem a fontos információkról.
- FreeBees
Őszintén: home office alatt hányszor fordult elő Veled, hogy dobtál egy e-mailt az egyik kollégádnak, majd gyanús lett, hogy egész nap nem válaszol? Mire kiderítetted, hogy aznap szabadságon van, egy csomó idő ment el feleslegesen várakozással és kérdezősködéssel.
Erre kínál remek megoldást a FreeBees. Az alkalmazás segítségével home office-ban is gyorsan átláthatod a kollégák rendes vagy betegszabadságait, valamint egyetlen kattintással engedélyezheted a beérkező igényeket. A közös naptárban havi bontásban követheted nyomon a többiek tervezett szabadságait, az extra munkanapokat és céges eseményeket, így az erőforrás-tervezés is könnyebb. A felhasznált szabadságok ráadásul tetszőleges csapatra és időszakra is lekérhetőek, meggyorsítva mind a HR-esed, mind a könyvelőd munkáját. Sőt, a FreeBees folyamatosan követi a magyar jogszabályokat és annak megfelelően frissíti is a nyilvántartási rendszert!
Extra tippek, hogy még hatékonyabb legyen a home office
Elkezdtétek használni a szoftvereket, alkalmazásokat, de nem jönnek a várt eredmények a home office során? Van egy rossz hírünk. Alapvető szabályok felállítása és betartása nélkül még a leginnovatívabb szoftver vagy alkalmazás sem ér sokat a home office során.
Ilyen például a felelősségi körök tisztázása: rendeljetek minden feladathoz és részfeladathoz felelőst, hogy mindenki számára egyértelmű legyen, ki milyen szerepet tölt be az adott folyamatban. Továbbá alakítsatok ki egy napi bejelentkezési rutint. Ennek nem csak a feladatok lekövetésében és priorizálásában, hanem a kapcsolatok ápolásában is jelentős szerepe van. Indítsátok a napot például egy közös, 10-15 perces megbeszéléssel, majd zárjátok a napot ugyanígy. Ezzel keretet adhattok a mindennapoknak.
Összefoglalás
A hirtelen jött változásokhoz bizony nehéz alkalmazkodni, de nem lehetetlen. Ezért kulcsfontosságú, hogy megtaláld azokat a módszereket és eszközöket, melyek segítségével csapatod kihozhatja a maximumot magából a home office során, illetve megtalálhatja az egyensúlyt a munka és a magánélet között ebben a megváltozott helyzetben is. Reméljük, hogy a fent bemutatott eszközök a segítségedre lesznek ebben!
Van olyan eszköz, amely jelentősen megkönnyítette csapatod mindennapjait a home office során? Várjuk válaszodat komment formájában!
