Jó hír, hogy csapatmunkára alapvetően bárki képes, hiszen társas lények vagyunk. Ösztönösen is keressük az összefogás lehetőségeit, hiszen az evolúció során megtanultuk, csapatban jobb eredményeket érhetünk el, mint egyedül. A kérdés csupán, hogyan maximalizálható a csapat teljesítménye? Az alábbi 7 technika ebben lesz a segítségedre!
A hatékony csapatmunka 7 aranyszabálya
1. Tisztázd a csapatmunka célját
Ha a közös munka megkezdése előtt nem tisztázzátok az elvárásokat, szinte garantált a gyengébb teljesítmény. Logikus: ha a csapat nem tudja, pontosan milyen teljesítményt és eredményeket vársz el tőlük, nem is fogják tudni hozni azokat.
Ezért a csapatmunka megkezdése előtt mindenképpen beszéljétek át, hogy miért jött létre a csapat, mik a közös célok és melyek az elérendő mérföldkövek a közös munka során.
Fontos, hogy a célok egyértelműek legyenek. A “növeljük a konverziós rátát” vagy a “legyen több a forgalom” utasítások a legtöbb esetben nem vezetnek eredményre. Helyette fogalmazzatok meg konkrét célokat. Például:
“Duplázzuk meg a weboldal forgalmát májusig.”
“A havi 1 helyett írjunk mostantól heti két cikket a vállalati blogra.”
Mivel ezek a célok specifikusak, könnyebb velük azonosulni, valamint egyértelműen mérhető a későbbiekben, hogy a csapat jó úton halad-e vagy sem.
2. Legyen egyértelmű, hogy ki milyen szerepet tölt be a csapatban
A hatékony csapatmunka fogalma természetesen nem merül ki csupán a célok megfogalmazásában. A munka csak akkor folyhat olajozottan, ha mindenki ismeri az egyes tagok pontos feladatát és szerepkörét. Ellenkező esetben a csapattagok egymásnak passzolgathatják a feladatokat, ami konfliktushoz (és persze káoszhoz) vezethet.
Dokumentálj tehát minden fontos részletet az egyes szerepköröket illetően! Ehhez munkafolyamat-térképet is készíthetsz, melyben világosan jelezheted, hogy melyik kolléga mikor és hogyan járul hozzá a projekt sikeréhez. Ha elkészült, tedd elérhetővé a dokumentumot minden csapattag számára. Így bárki bármikor belenézhet, amennyiben kérdés vagy véleményütközés merül fel a csapatmunka során.
3. Állítsd fel a csapatmunka szabályait
Lehetnek a csapattagok bármennyire is fegyelmezettek, ha nincs mihez igazodni, a csapatmunka nem lesz sikeres.
A legjobb, ha még a projekt elején megállapodtok a legfontosabb szabályokban. Ezek kapcsolódhatnak például a megbeszélésekhez (“Brainstorming során nem használunk laptopot vagy telefont, csakis az adott feladatra összpontosítunk”), a csapaton belüli kommunikációhoz (“Aktívan odafigyelünk a másik mondandójára, nem csak arra várunk, hogy mi is elmondhassuk a véleményünket”) vagy a szabadságokhoz (“Mielőtt szabadságra megyünk, mindig kijelöljük a helyettesünket az adott időszakra”).
Mindez természetesen nem jelenti azt, hogy menet közben ne lehetne változtatni a szabályokon. A közös munka megkezdése előtt, illetve a csapatmunka közben is kérd ki a tagok véleményét. A cél, hogy megtudd, mi az, ami jól működik, és mi az, amin változtatni kell.
4. Teremts inspiratív munkakörnyezetet
“Ezt már próbáltuk és nem működött.”
“Ez egy nagyon rossz ötlet.”
Az ilyen és ehhez hasonló megszólalásokat mindenképpen töröljétek a szótáratokból a csapatmunka során.
Az egyedi megoldások és a fejlődés mozgatórugója ugyanis a kreatív gondolkodás. Az önálló és csapatmunka közötti legnagyobb különbség márpedig, hogy csapatban számos különböző szempontból is meg lehet közelíteni a problémát. Ennek köszönhetően új, izgalmas megoldások születhetnek.
Ezért kulcsfontosságú, hogy a csapatmunka során olyan munkakörnyezetet teremts, amely elősegíti az adott probléma innovatív megközelítését. A megfelelő képzések és a jó munkahelyi légkör például kiválóan serkentik a kreatív gondolkodást.
Hibázni ér!
Az innovatív gondolkodás elősegítése szempontjából azonban talán a legfontosabb, hogy elfogadtasd a hibázás lehetőségét a csapattal, hogy senki se féljen kockázatot vállalni és új ötletekkel előrukkolni. Tarthattok például közös ebédeket, ahol a legemlékezetesebb kudarcaitokat “ünneplitek meg”. A hibákon való közös nevetéssel elengedhetitek a kudarctól való félelmet és könnyebben ráléphettek a fejlődés útjára.
5. A sikeres csapatmunka kulcsa: egyenes és őszinte kommunikáció
A közös munka szempontjából természetesen fontos, hogy hatékonyan folyjon a kommunikáció a csapattagok között. Jó hír, hogy számtalan kommunikációt segítő eszköz közül válogathattok a hatékony csapatmunka érdekében – ezek különösen home office során jöhetnek jól!
Ezenfelül érdemes minden napot egy közös, maximum 10-15 perces megbeszéléssel kezdeni (és zárni), ahol átbeszélitek a felmerülő kérdéseket és még korai fázisban kezelitek az esetleges konfliktusokat.
Kulcsfontosságú, hogy a csapattagok őszintén és nyíltan tudjanak egymással kommunikálni, illetve, hogy az adott és kapott visszajelzéseket mindenki hatékonyan tudja kezelni.
6. Erősítsd a csapatszellemet
Ismered a “2 pizza szabályt”?
Ezt a világ leggazdagabb üzletembere, Jeff Bezos vezette be az Amazonnál. A szabály értelmében egy csapatnak két darab pizza elegendő kell, hogy legyen az éhségük csillapítására. Amennyiben ennél több pizza kell, a csapat már túl nagy. Ez az egyszerű szabály gondoskodik arról, hogy a csapatok mérete a produktivitást és a közös felelősségvállalást szolgálja.
Ezt a kis szabályt akár Te is alkalmazhatod. Segítségével biztosíthatod, hogy mindenki sajátjának érezze a közös célokat és aktívan hozzájáruljon a csapat sikeréhez.
7. Hatékony volt a csapatmunka? Ünnepeljétek meg!
Tudtad, hogy az alkalmazottak 81%-a keményebben dolgozna, ha a vezetőjük jobban elismerné a teljesítményüket?
Ha a csapatmunka során minden terv szerint ment, álljatok meg tehát egy pillanatra és ünnepeljétek meg a sikert! Az egyik legjobb érzés és motiváció is egyben, ha a teljesítményt elismerik, és jut idő az ünneplésre és az öröm megélésére – együtt, csapatként.
Elmehettek például ebédelni, de akár egy laza péntek délutáni meeting keretében is hangot adhattok az elmúlt időszak sikereinek.
Csapatmunka – extra tippek home office-hoz
Kétségtelen, hogy az elmúlt időszak kihívás elé állította még a legösszeszokottabb csapatokat is. A krízishelyzetben ugyanis robbanásszerűen megnövekedett azon munkahelyek száma, melyek a home office, vagyis az otthoni munkavégzés mellett tették le a voksukat. Hogyan lehet hatékony ebben a helyzetben is a csapatmunka?
Az első és legfontosabb, hogy az otthoni munkavégzés során is felállítsatok bizonyos szabályokat. Legyen például kerete a napnak: a napindító és -záró megbeszéléseket tartsátok meg továbbra is az online térben!
Fontos továbbá, hogy ne engedjétek szabadjára az információmorzsákat a kör-e-mailek, telefonok és ide-oda válaszolgatások tengerében! Ma már számos olyan program és platform létezik, amely segít a feladatok és a határidők összefogásában. Így a csapatmunka ugyanolyan hatékonyan folyhat home office-ban is, mintha csak az irodában lennétek.
+1 tipp:
A Trello vagy az Asana használatával a csapat minden tagja számára egyértelmű lesz, hogy a másik min dolgozik és mi szükséges még a projekt befejezéséhez. Mindkét feladatmegosztó eszköz alkalmas arra, hogy a részfeladatokhoz határidőt és felelőst rendeljetek, így folyamatosan ellenőrizhető, hogy egy irányba halad-e a csapat. Ha pedig erőforrás-tervezésről van szó, a FreeBees lesz a segítségedre! Az alkalmazás segítségével ugyanis home office-ban is gyorsan átláthatod a kollégák rendes vagy betegszabadságait, valamint egyetlen kattintással engedélyezheted a beérkező igényeket.
Összefoglalás
Akár irodában, akár home office-ban van rá szükség, a hatékony csapatmunka bizony nem valósul meg önmagától. A megfelelő technikákat alkalmazva azonban a Te csapatod is a siker útjára léphet! A célok, szerepkörök és szabályok egyértelmű megfogalmazásával, az őszinte kommunikáció kultúrájának megteremtésével, illetve az inspiratív munkakörnyezet kialakításával sokat tehetsz az eredményes csapatmunka érdekében.
Kíváncsiak vagyunk: szerinted mitől jó egy csapatmunka? Milyen technika vált be Neked és csapatodnak eddig a legjobban a hatékony közös munka érdekében? Írd meg nekünk tapasztalataidat kommentben!
